Onder invloed van een wisselvallige doelgroep, trends en weersomstandigheden kan het knap lastig zijn om je inkoopbudget te bepalen. Retailers weten vaak wel wat de mode wordt, maar niet wat er in hun portemonnee zit. Onder het mom ‘meten is weten’ valt de focus steeds meer op het interpreteren van doorverkoopcijfers, blijkt als we rondvraag doen bij meer experts, retailers en leveranciers. Leon Karreman van Van Soest herenmode: “Ga niet huilen, maar praat met je leveranciers.”
Doelgroepen veranderen snel en dus ook je inkoopplan
De rol van inkoopexperts is in de laatste jaren wat persoonlijker geworden, merkt branchespecialist Edwin Belt van Inretail. “Winkels worden steeds unieker in hun inkoop. Belangrijk is daarom de visie van de ondernemer: welke kant wil hij op, met welke doelgroep en hoe kan hij zijn budget dusdanig verdelen dat de doelgroep wordt bereikt of uitgebreid? We beslissen niet hoeveel en welke kleuren men moet inkopen, maar zorgen met name voor de juistekeuzes. Voor je het weet blijf je hetzelfde doen als je altijd gedaan hebt omdat je cijfers toentertijd ook prima waren. We weten nu dat doelgroepen heel snel veranderen en minder loyaal zijn. Jij als ondernemer moet continu de bal blijven spelen. Als je die niet meer hebt, dan sta je snel buitenspel.”
Fijn aan de digitalisering van verkoopcijfers is een beter inzicht in je voorraden. Het maakt een intensievere samenwerking met leveranciers mogelijk, bepleit Belt. De reden waarom Inretail hamert op samenwerking om de winkelervaring voor consumenten zo naadloos mogelijk te maken. “Retailer, leverancier en consument zijn behoorlijk afhankelijk van elkaar. Tegelijkertijd verandert de rol van de winkel van verkooppunt naar de place to be. Je kunt nooit de gehele collecties van merken in je winkel presenteren. Het doel is om zo samen te werken dat retailers toegang hebben tot de voorraad van leveranciers en daardoor altijd kunnen verkopen.”
Magres moeten omhoog: ’tweeëneenhalf is niet meer interessant’
Het gemak is eruit, vat Leon Karreman van Van Soest herenmode in Gorinchem het huidige inkopen samen. Met het 360 graden draaien van de markt is het spelletje veranderd. Geen reden tot paniek, hoor. “Ga niet huilen maar praat met je leveranciers. Hoewel kleine winkeliers nog geen grote plussen maken is het noodzakelijk om gefocust te blijven. Stel je beraming bij, maar doe dat in artikelen en groepen en niet radicaal in je budget.”
Een strakke planning en goede afspraken met leveranciers, daar draait het volgens hem om. Zelf koopt hij 60 procent in bij global brands en vult 40 procent aan met kleinere specialisten. 80 procent van zijn inkoop komt uit voororders, de rest uit bijsturen en sale. Leidraad is de brutowinst: “Deze geeft volgens mij een betere indicatie dan de rentabiliteit, omdat de omloopsnelheid de laatste jaren is teruggelopen. Ik denk daarom ook dat de marges omhoog moeten naar 3,0. Tweeëneenhalf is echt niet meer interessant.”
Komt het seizoen eraan dan maakt Karreman samen met zijn administratie een plan. “We verdelen de budgetten per afdeling, daarna op fabrikant en vervolgens op artikelgroep. Tijdens de inkoop kijk ik pas naar de maten en aantallen. Liefst ga ik twee weken voor de grote modebeurzen bij fabrikanten langs om de collectie te zien en fotograferen. Ik wil zichtbaarheid hebben in de collecties die ik koop, voordat ik op een beurs 40.000 euro stuksla.”
Maatregelen nemen voor betere rentabiliteit
Zorgt een merk voor onvoldoende doorverkoop, omzetsnelheid en uiteindelijk rentabiliteit dan moeten er maatregelen worden getroffen. Dit kan door het gesprek aan te gaan met leveranciers of bij duidelijk onderpresteren te stoppen met het merk. Het op deze manier beredeneren lijkt erg zwart-wit, maar makkelijker kun je het jezelf niet maken zegt Yaya-directeur Patrick Draijer. “De stijl en kwaliteit van collecties zijn natuurlijk erg belangrijk, maar uiteindelijk gaat het om de cijfers. Je kunt dit heel mathematisch benaderen.”
Het vrouwenmodemerk werkt al jaren met data-uitwisseling via EDI en Draijer zweert erbij. “Met EDI kunnen wij op afstand het werk doen voor de winkelier. Als ondernemer heb je genoeg zaken aan je hoofd, laat ons het werk doen, is ons advies. De aangeleverde cijfers geven ons feedback over de resultaten van onze collecties in de winkels, wat zorgt voor een betere collectionering en consult aan retailers. Samen kunnen we de collectie en aantallen bepalen, de winnaars bijleveren en de losers eruit draaien.”
Karremans tactiek om met leveranciers eerst aan tafel te gaan in plaats van blind inkopen, ondersteunt Draijer. “Vergeet het tijdrovende inkoopmoment in de showroom, veel liever komen wij in de winkel langs om te helpen met visual merchandising en het ondersteunen van verkooppersoneel. Zien wat er gebeurt, zo bouw je een gevoel bij de winkel op. Die combinatie van cijfers en gevoel is volgens mij hoe we succesvol kunnen bouwen.”
De mening van de heren over samenwerken is zonneklaar: alleen kun je het niet. Karreman: “De consument loopt niet meer voor 20 procent korting tijdens de sale. Wel voor 30 of 50. Dat is verkopen tegen inkoopprijzen en daar zal de leverancier echt in moeten meedenken. Ik vraag hen bijvoorbeeld wat zij kunnen met langzame items of producten die we over hebben aan het einde van het seizoen. Kan ik ruilen, een creditnota krijgen of willen zij meebetalen in de sale? Ook zij zijn gebaat bij een goed rendement aan het einde van het seizoen. Dat zit iets fijner aan tafel een volgende inkoopronde.”
Vier tips voor meer structuur in je inkoopplan
Zonder een gespecificeerd verkoopoverzicht – bij voorkeur uit je kassa- of managementsysteem – kun je volgens inkoopexperts als Carla Ham van Buying Support een goede inkoop wel op je buik schrijven. Welke van de brei aan cijfers uit je kassa echt nodig zijn om een planning te maken wordt samen geanalyseerd. Ham: “We helpen retailers om uit een stroom aan informatie een compact plan te maken.”
Onderbuikgevoel. Een mooi gegeven in vele situaties, maar dus niet als het gaat om inkopen. Rob Drost is bedrijfsadviseur bij Inretail en vindt dat het verleden vooral een lering moet zijn. “Voor je keuzes maakt is het belangrijk inzage te hebben in doorverkoop- en rentabiliteitscijfers van het afgelopen seizoen, welke merken en productgroepen er goed verkochten en op welk moment. Was het moment van leveren goed en heb je je marge voor uitverkoop kunnen behouden?” Om meer structuur te krijgen in het inkoopplan, maakt Ham onderscheid tussen vier soorten inkoopdoelen: financiële, leveranciers-, assortiments- en prijsdoelstellingen. Het zorgt dat alle aspecten van inkopen in het plan worden meegenomen én meetbaar blijven. Een aantal tips van de experts:
1. Financiële doelen
Deze doelen houden rekening met de eerder genoemde hoekstenen doorverkoop, omzet, brutowinst en rentabiliteit. Welke cijfers zijn nou goed om te hanteren? Ham: “Het ligt uiteraard aan het type winkel, maar voor de verkoop van vrouwenmode zou ik een minimale doorverkoop van 70 tot 73 procent voor uitverkoop als doel stellen. Het klinkt best hoog, maar dat is het niet. Vooral niet als je je collecties op het juiste moment binnenkrijgt. We gaan daarom van twee naar vier inkoopplannen per jaar. Elk seizoen een plan om zo de budgetten veel beter af te stemmen op de behoefte van het seizoen en dus de consument. Die verwacht kleding die gelijk draagbaar en actueel is.”
“Artikelen die je in januari binnenkrijgt moeten half april verkocht zijn, wat je in februari krijgt half mei etcetera. Dit betekent dat je elke week gemiddeld 8 tot 10 procent uit de voorraad moet verkopen. Dat zorgt voor een gezonde omloopsnelheid van 4-6 en bepaalt ook een goede liquiditeitspositie. Een basisitem als een spijkerbroek heeft een lagere omloopsnelheid en moet tussen de 3 – 3,5 liggen. Het resultaat: met minder investeringen in voorraad een beter rendement.”
Toch is er niet één norm voor de hoogte waarin je moet inkopen, zegt Drost. “Dat is afhankelijk van het segment waarin je actief bent en dus ook of je leveranciers hierop kunnen inspelen. Zorg dat je je voorinkoop optimaal afstemt op je omzetkansen en voorkom onnodige derving op afprijzing door te veel van je budget op voorinkoop in te zetten. Een belangrijk bijkomend voordeel is dat je omzetkansen kunt benutten door bij te kopen in het seizoen. Verkoop je rond de 65 procent voor de uitverkoopperiode begint, dan kun je over het algemeen stellen dat je het goed doet. Koop je te veel in met een hoge marge dan kan je rendement alsnog tegenvallen als de doorverkoop dat ook doet. Of zelfs lager uitkomen dan artikelen met een lagere marge die wel een goed doorverkoopresultaat halen. We hebben de afgelopen jaren retailers vooral doen inzien dat ze te veel aan het begin van het inkoopseizoen uitgeven. Niet rekening houdend met actualiteit, (late) deelleveringen en uitverkoop. In het verkoopseizoen geef je zo’n 15 procent korting weg. Krijg je niet alles weg dan heb je al snel te veel ingekocht.”
2. Leveranciersdoelstellingen
Doelstellingen voor de opbouw van je merkenportfolio, maar ook wat voor samenwerking je met leveranciers zoekt. Ham: “Welke merken kunnen je helpen en welke niet? Hou je je verkooptarget van 70 procent in gedachten, dan kun je hier leveranciers aan meten: hoe ga ik dat met jouw merk bereiken?”
3. Assortimentsdoelstellingen
Wat is je specialisme, ga je een product of merk breed of smal aanbieden, heb je voldoende vernieuwing, wanneer wil je leveringen ontvangen? Ham: “We weten allemaal dat een consument steeds meer op het moment koopt waarop hij of zij iets nodig heeft. Het belangrijkste verschil met vroeger en de reden waarom verkoopcijfers zo’n belangrijke rol spelen voor je planning.” Hoewel je plant voor een halfjaar, liefst voor vier seizoenen per jaar, bevat elke periode meerdere leveringen. Hoeveel stuks heb je in dat geval nodig en welke merken(combinatie) zijn sterk in welke periode?
4. Prijsdoelstellingen
Hoe ga je om met afprijsbeleid? Een heet hangijzer in de modebranche. We kunnen niet zonder, maar kunnen er wel slimmer in worden. Het beste is om de uitverkoopweken als apart inkoopmoment te zien. Door te kijken naar je voorraadniveau en het moment waarop een artikel nodig is, maar ook door gebruik te maken van voorraadcollecties van leveranciers. Denk ook na over de functie van een uitverkoopartikel, zegt Ham. “Koop items in die andere verkoop stimuleren. Zoals op de presentatietafel vooraan in de winkel. Die is er niet om slowmovers een extra zetje te geven, maar om extra scherp geprijsde trenditems onder de aandacht te brengen en meer bijverkoop te genereren.”
https://www.modemanagement.nl/product/inkoopplan-aanbieding/
Gerelateerde berichten
- Cijfers liegen niet: waarom een inkoopplan belangrijk is voor je modezaak
- https://www.modemanagement.nl/interview-textilia-cor-laar/
- https://www.modemanagement.nl/cijfers-liegen-waarom-inkoopplan-belangrijk-is-modezaak/